ابدأ من نوع المصدر
قد يحتوي ملف PDF على نص أو صور صفحات أو كليهما
يكشف ملف PDF النصي أحرفه مباشرة. أما ملف PDF الممسوح فقد يحتوي فقط على صور للصفحات حتى لو بدا بالشكل نفسه على الشاشة. في هذه الحالة، يحتاج برنامج عدّ الكلمات إلى التعرف الضوئي على الحروف قبل تقدير النص.
وقد تجمع بعض ملفات PDF بين صفحات نصية وصفحات ممسوحة. لذلك يجب التعامل مع النتيجة الصفرية أو المنخفضة بصورة غير معتادة على أنها إشارة للمراجعة، لا نتيجة نهائية تلقائية.
OCR ليس ضمانًا
جودة الصورة والتخطيط واللغة تؤثر في النتيجة
لا يستطيع أي محرك OCR ضمان استخراج مثالي من كل صورة. يمكن للدوران والدقة المنخفضة والكتابة اليدوية والأختام والجداول والخلفيات المزخرفة وتعدد الأعمدة أن تغير النتيجة.
الصور الواضحة
تنتج الصفحات المستقيمة وعالية التباين عادةً نتيجة أكثر موثوقية من صور الهاتف المهتزة.
التخطيطات المعقدة
قد تحتاج الجداول والأشرطة الجانبية والرؤوس والمستندات متعددة الأعمدة إلى مراجعة أدق.
اللغات المتعددة
تحقق من توفر دعم لغة OCR المناسبة للمستندات الموجودة في الدفعة.
التحذيرات
تعامل مع الاستخراج غير المؤكد أو الفاشل كطلب للمراجعة اليدوية، لا كعدد نهائي.
سير عمل أكثر أمانًا
راجع الاستثناءات قبل استخدام إجمالي الدفعة
شغّل OCR عند الحاجة فقط، ثم قارن حالة الملف وعدد الصفحات والنتيجة المستخرجة بما يظهر في المصدر. يستحق الملف الفارغ أو الرقم الصغير جدًا أو التحذير مراجعة قبل تجهيز عرض السعر.
يعيد Word Count Tool محاولة الصفحات الصعبة ويحدد الملفات ذات الاستخراج غير المؤكد أو الفاشل للمراجعة. صُمم البرنامج لإظهار الاستثناءات بدل عرض كل نتيجة على أنها موثوقة.
معالجة المستند محليًا
يبقى المستند على جهاز Windows أثناء العدّ
أثناء العد وOCR المعتادين، تتم معالجة ملفات المستندات ومحتواها محليًا ولا تُرفع إلى خادم حساب RoutineOff. يُستخدم Microsoft Word للعد الرسمي لمستندات Word وللعد النهائي في مسارات OCR المدعومة.
يُستخدم اتصال الإنترنت لتسجيل الدخول والتحقق الدوري من الحساب. يساعد هذا الفصل الفرق على مراجعة دفعات المستندات الحساسة دون إرسال الملفات إلى خدمة الوصول.